TIPS A LA HORA DE TRABAJAR CON EXCEL

Consiga un manual
No es difícil llegar a dominar un procesador de palabras como Word ‘cacharreando’ y consultando la ayuda. Pero una hoja de cálculo es una aplicación mucho más compleja. Adquiera un libro que explique el uso de la aplicación, no importa que sea básico. Por sí mismo, incluso con una ayuda tan completa como la de Excel o Quattro Pro, es poco probable que un usuario descubra, por ejemplo, cómo aplicar ciertas fórmulas.
Revise la configuración regional
Excel y otras hojas de cálculo requieren que su sistema esté adecuadamente configurado para que, por ejemplo, los miles se separen con puntos en lugar de comas, o para que las fechas aparezcan en el formato usual en español (días, meses y años).
Para realizar esa revisión, abra el Panel de Control de Windows y dé clic en el icono ‘Configuración regional y de idioma’. Verá un cuadro de diálogo con tres pestañas. En ‘Opciones regionales’ verifique que en la casilla que está al lado del botón Personalizar aparezca ‘Español (Colombia)’; de lo contrario, despliegue la lista y seleccione esta opción. Ello hará que el sistema trabaje con pesos, que en las cifras los miles se marquen con un punto y los decimales con una coma (por ejemplo, 100.560,45) o que la fecha se vea con un formato corto (dd/MM/aaaa, como 18/08/2004). Si desea modificar estas propiedades, dé clic en el botón Personalizar, que le mostrará una amplia lista de opciones.
Use las fórmulas
Aunque la mayoría de las hojas de cálculo incluye muchas fórmulas ‘prediseñadas’ (el nombre de estas es funciones), usted puede crear fórmulas personales en ciertas celdas para automatizar algunos cálculos. Recuerde que cada celda tiene una dirección que consta de dos partes: el nombre de la columna, que es una letra, y el número de la fila. También, que una fórmula puede funcionar con la dirección de la celda o celdas, o directamente con valores numéricos. Y finalmente, que los paréntesis le pueden ayudar en fórmulas largas, Aquí tenemos algunos ejemplos:
=A5*B5 significa que multiplicamos el valor contenido en la celda A5 por el valor de la celda B5.
=A5*0,16 significa que multiplicamos el valor contenido en la celda A5 por 0,16 (así podríamos calcular el IVA de un producto).
=A5+(A5*0,16) Al valor de la celda A5 le sumamos el producto de multiplicar dicho valor por 0,16 (así hallaríamos el valor total de un producto; es decir, su valor neto más el IVA).
= (12500/30)+(35000*123) Al cociente de dividir 12.500 entre 30 le sumamos el producto de 35.000 por 123.
=SUMA(A5:A30) Sumamos las cifras incluidas en un rango de celdas: desde A5 hasta la celda A30.
Las hojas de cálculo potentes, como Excel, disponen de decenas de funciones para diferentes usos: matemáticas, financieras, estadísticas, para manejo de texto, etc., que se utilizan abriendo el cuadro Función desde el menú Insertar.
Tenga cuidado al copiar
Si copia una celda que contiene una fórmula, copiará la fórmula y no el contenido. Por ejemplo, si en la celda C1 escribió =A1*B1 y copia esta celda a C2, no copiará el producto de A1 por B1, sino que automáticamente obtendrá el producto de A2 por B2. Si alguna de estas celdas está vacía, obtendrá cero.
Una fórmula se puede pegar en un rango de celdas. Por ejemplo, podría pegar la fórmula escrita en C1 en las celdas bajo esta, si introdujo una larga serie de valores en las columnas A y B, y quiere automatizar la multiplicación. Incluso, las celdas siguientes ‘capturarán’ la fórmula. Si copia la fórmula en otra columna, por ejemplo a D, seguirá obteniendo el producto de los valores contenidos en las columnas A y B.
Si copia texto o un valor numérico que introdujo directamente, copiará el contenido tal cual está. Por ejemplo, si en la celda D23 escribió $12.300.00 y copia a la celda E23, en esta aparecerá el mismo valor. Si copia a un rango de celdas, el valor se repetirá tantas veces como celdas haya seleccionado.
Bautice las hojas
No es conveniente tener un libro con numerosas hojas que se llamen Hoja1, Hoja2, Hoja3... Es mejor bautizar las hojas con nombres que indiquen claramente qué información contienen. Por ejemplo, si el libro en el que trabaja registra las ventas de su empresa, podría llamarlas VentasEnero, VentasFebrero, etc. Para mayor claridad, puede darles diferentes colores a las etiquetas, aunque esta posibilidad sólo está disponible en algunas aplicaciones, como las versiones recientes de Excel.
Para hacer lo anterior, ubique el cursor sobre la etiqueta que quiere modificar y dé clic con el botón secundario. Esta acción despliega un cuadro de diálogo con varias opciones, entre las que se incluyen ‘Cambiar nombre’ y ‘Color de etiqueta’. En el primer caso, la etiqueta aparecerá seleccionada; escriba el nuevo nombre y oprima la tecla Enter. En el segundo, verá una paleta de 56 colores; escoja el que desee y dé clic en el botón Aceptar.
Use la vista previa
Generalmente es difícil predecir cómo se verá impresa una hoja de datos. Por ello, siempre es recomendable utilizar la vista previa, facilidad que existe en todas las hojas de cálculo importantes.
Esta función permite ver antes de imprimir qué aspecto va a tener el documento. Es recomendable agregar márgenes, y no abusar de la orientación de hoja vertical. La orientación horizontal, incluso utilizando papeles diferentes al tamaño carta, es una buena alternativa para imprimir hojas con muchas columnas.
Cuide la presentación
En la mayoría de los casos, los datos que contiene una hoja deben presentarse impresos. Por ello, es necesario tratar que esto tengan buena presentación.
Para ello puede utilizar el Autoformato, que ofrece determinadas combinaciones de colores, líneas y fuentes tipográficas, o utilizar las herramientas de formato a discreción. Por ejemplo, la fuente predeterminada de Excel es Arial de 10 puntos, que es universal, clara y pequeña. Pero podría emplear cualquier fuente instalada en el PC y darle estilo utilizando negrilla, cursiva, subrayado, etc.
Los colores, siempre que no se abuse de ellos, son una buena opción para darles más legibilidad, no solamente a las hojas impresas, sino también a la información que se consulta en pantalla.
Dé formato a su información
¿Qué es más claro: 1245678 o $1.245.678,00? Por supuesto, lo segundo. Por ello, es conveniente que a los datos les de un formato adecuado, de acuerdo con el contenido. En el caso de la moneda, quizá no quiera utilizar decimales y prefiera que la cifra anterior aparezca como $1.245.678. O que la fecha no sea 21/08/2004 sino 21-Ago-2004.
Para darles formato a los datos de una celda en Excel, ubique el cursor sobre la misma, dé clic con el botón secundario y, en el menú que aparece, escoja la opción ‘Formato de celdas’. Bajo la pestaña Número aparecen varias categorías, como Texto, Fecha, Moneda Número, etc. Escoja la apropiada y configúrela según sus preferencias.
Cuando escriba texto y no números, seleccione la categoría Texto; esto evitará que, por ejemplo, los ceros al comienzo de una cifra desaparezcan cuando dé Enter.El cuadro de diálogo ofrece otras opciones, como Bordes, Tramas y Alineación, que también son bastante útiles. Y no olvide que el formato, como las fórmulas, se puede copiar de una celda a otra.