GENERALIDADES

UN POCO DE HISTORIA

La hoja de cálculo está íntimamente ligada al desarrollo del computador personal, y contribuyó bastante a su popularidad. A finales de los años 70, gracias a este programa, las empresas comenzaron a pensar en el PC como una gran herramienta de trabajo; la hoja de cálculo hizo que los computadores personales dejaran de ser juguetes para aficionados a la electrónica para volverse máquinas de negocios.

Esta aplicación cumplió 30 años de vida en el 2009. La primera hoja de cálculo vio la luz a mediados de 1979, como producto del trabajo de Dan Bricklin y Bob Frankston, quienes llamaron VisiCalc a su programa. VisiCalc es la abreviación de Visual Calculador (calculadora visual), ya que Bricklin, en ese entonces estudiante de la escuela de negocios de la Universidad de Harvard, quiso crear un programa que le permitiera realizar cálculos financieros, sin las limitaciones de las calculadoras científicas.

Bricklin y Frankston tuvieron la fortuna de que Steve Jobs y Steve Wozniak incluyeran su programa en el exitoso computador Apple II; esto hizo que VisiCalc fuera mundialmente conocido. En realidad, muchos Apple II fueron adquiridos por empresas con el único fin de ejecutar VisiCalc. En el primer año se vendieron 100.000 copias de VisiCalc.

VisiCalc fue vendida a la empresa Lotus en 1982; allí, Mitch Kapor la usó como base para crear una hoja de cálculo llamada Lotus 1-2-3, que se lanzó al mercado en 1983. Tal como VisiCalc para el Apple II, Lotus 1-2-3 fue fundamental para el éxito alcanzado por el IBM PC (el antecesor de los PC actuales, lanzado por IBM en 1981). Ya en esa época Microsoft era una pujante compañía de software, pero durante toda la década de los 80 la firma de Bill Gates fue incapaz de crear una hoja de cálculo que desplazara a Lotus 1-2-3. Microsoft Excel sólo tuvo éxito a comienzos de los años 90, cuando los usuarios de PC comenzaron a migrar de forma masiva de DOS a Windows. Hacia 1993, cuando apareció la versión 5 de Excel, se convirtió en la hoja de cálculo más utilizada en el mundo, posición que ha ocupado desde entonces.

QUE ES UNA HOJA DE CALCULO

En inglés, las hojas de cálculo se denominan spreedsheets, término que viene de spreed sheet, nombre de las grandes hojas de papel con muchas filas y columnas que se utilizaban para llevar la contabilidad de las empresas.Una hoja de cálculo electrónica, como Excel, imita esas hojas de contabilidad en el PC: muestra una serie de filas y columnas que, mediante su intersección, forman largas series de celdas.

Pero una hoja de cálculo es mucho más que una mera herramienta para llevar contabilidad, pues, como su nombre lo indica, es un programa que sirve para calcular. Las capacidades matemáticas de las hojas de cálculo son variadas, ya que permiten realizar operaciones aritméticas elementales –como sumar, restar, multiplicar y dividir – o aplicar funciones muy complejas, que abarcan campos como la estadística, la probabilidad, la física y las matemáticas puras. Para un usurario experto, una aplicación como Excel sencillamente no tiene limitaciones.

Pero las hojas de cálculo también son una herramienta ideal para registrar y administrar datos. Si usted tiene un negocio y desea registrar sus facturas, ‘con pelos y señales’, una aplicación como Excel o Lotus 1-2-3 le facilitará enormemente esa tarea. Esto es tan evidente que las tablas contenidas en bases de datos pueden ser abiertas con hojas de cálculo.Aunque son bastante completas, las hojas de cálculo no son muy exigentes en recursos del sistema. Una hoja de cálculo funciona en un PC antiguo y con poca memoria, y las gráficas que generan no ocupan muchos KB. Así, en un disquete podría caber la contabilidad de una empresa pequeña, siempre y cuando el trabajo haya sido realizado por una persona diestra en el uso de la aplicación.

PRINCIPALES HOJAS DE CALCULO

- Microsoft Excel. Forma parte de Microsoft Office, que la incluye en todas sus ediciones (la versión más reciente es Excel 2007). Microsoft también comercializa Excel 2003 como aplicación independiente. Excel es, de lejos, la hoja de cálculo más popular y tecnológicamente la más avanzada.

- Lotus 1-2-3. La hoja de cálculo comercial más veterana. Hace años perdió el liderato de la categoría con Excel, pero conserva muchos fanáticos irreductibles, que admiran, sobre todo, su facilidad de uso. Forma parte de Lotus SmartSuite, cuya versión más reciente es la Millenium Edition 9.8. Como Lotus es una empresa de IBM, Lotus 1-2-3 cuenta con el respaldo del gigante azul (www.ibm.com/lotus).

- Corel Quattro Pro. Durante la primera mitad de los años noventa compitió codo a codo con Lotus 1-2-3 y con Excel, lo que favoreció la rápida evolución de este tipo de aplicaciones. Forma parte de Corel WordPerfect Office, la suite de oficina de Corel Corporation (la versión más reciente es WordPerfect Office 12). Como era de esperarse en un producto Corel, Quattro Pro se destaca por la buena calidad de sus gráficos y por las posibilidades para editar con facilidad las imágenes importadas (www.corel.com/wordperfect).

- Calc. Puede definirse en tres palabras: sobria, eficiente y compatible. A pesar de ser gratuita, esta aplicación puede competir tranquilamente con cualquiera de los productos comerciales mencionados antes. Sorprende su buena compatibilidad con Excel y la fácil gestión de las fórmulas. Hace parte del paquete OpenOffice 1.1.2, que se puede descargar gratis desde la dirección http://www.openoffice.org/. Está disponible para varios sistemas: Linux, Windows, Solaris, FreeBSD y Mac OS.

- KSpread. Es una aplicación eficiente, liviana y amigable. Forma parte de KOffice, una suite de oficina gratuita para Linux, que se puede bajar desde la dirección http://www.koffice.org/. La versión más reciente es 1.3.2, en la que se destaca su colorida interfaz y la compatibilidad con Excel.

- VisiCalc: La primera hoja de cáculo creada y aún se consigue, Dan Bricklin, creador de VisiCalc, ofrece en su página web personal (http://www.bricklin.com/), de manera gratuita, lo que podría catalogarse como la versión original de su hoja de cálculo. Es un archivo de apenas 23 KB, que tiene el nombre VCDotcom. Para que funcione es necesario agregarle la extensión .exe, ya que se trata de un ejecutable. Es decir, debe cambiársele el nombre a VCDotcom.exe o a otro más significativo, como VisiCalc.exe.

Este pequeño programa se puede ejecutar en cualquier versión de Windows o MS-DOS. Es completamente operativo y no es difícil de dominar, pues cuenta con un conciso manual en forma de cinco fichas, que también se pueden descargar y contienen todo lo necesario para manejar esta sencilla pero eficiente aplicación.

También en dispositivos móviles: Los computadores de mano y otros dispositivos similares, como los teléfonos inteligentes, también ofrecen la posibilidad de abrir y, en algunos casos, editar archivos de hojas de cálculo. Por ejemplo, Windows for Pocket PC, el sistema operativo que funciona en los computadores de mano de Hewlett-Packard y otras empresas, viene con una versión de bolsillo de Office llamada Pocket Office. Parte fundamental de esta es Pocket Excel, capaz de abrir y modificar libros de Excel, con las limitaciones lógicas en cuanto al despliegue de gráficos.

Para el popular Palm OS, el sistema que se usa en los computadores de mano Zire y Tungsten, entre otros, también hay hojas de cálculo; la más difundida es Sheets to Go, que hace parte del paquete Documents to Go. Es compatible con Excel.

QUE ES EXCEL

Excel es una aplicación desarrollado por Microsoft y distribuido en el paquete Office para usarse en Windows y Macintosh. Excel se utiliza para la creación de hojas cálculo. El programa posee una interfaz intuitiva, con herramientas de cálculos y gráficos de muy fácil uso. Es uno de los programas más populares para realizar hojas de cálculos. Sus trabajos son almacenados en archivos con extensión ".xls" para la version 2003 y para la version 2007 ".xlsx"

Un dato curioso: El significado de la palabra EXCEL proviene del Ingles EXCELLENT que significa EXCELENTE O SOBRESALIENTE.

PARTES DE UNA HOJA DE CALCULO

- Libro: Es el nombre que se le da al archivo que produce una hoja de cálculo. Es decir, así como los archivos de Microsoft Word se denominan documentos, los archivos de Microsoft Access se denominan bases de datos, los archivos de Microsoft PowerPoint se denominan presentaciones. Al igual que éstos, los archivos de Microsoft Excel se denominan libros., la información creada mediante Excel se guarda como libro. La palabra hace alusión a los libros contables.

Cada libro se compone de una serie de planillas donde se encuentra albergada la información; de esta forma es posible relacionar las planillas y compartir la información que se guarda en ellas. Cada una de estas planillas se denomina hojas.

- Hoja: Para diferenciarla del nombre del programa, podemos hablar de hoja de datos. Una hoja de datos es cada una de las planillas que rellenamos con información. Cada libro contiene normalmente tres hojas, que se pueden aumentar a voluntad. Una hoja puede contener mucha información.

- Celda: Es cada una de las casillas en las que escribimos la información (se forman como producto de la intersección de columnas y filas). Una celda puede contener hasta 255 caracteres y su ancho se varía a voluntad. La altura depende del tipo de fuente que utilicemos, con un límite de 72 puntos, un tamaño bastante grande. Cada celda tiene una dirección única formada por la letra que identifica su columna y el número que señala su fila. Por ejemplo, la celda D55 está ubicada en la fila 55 de la columna D.

MULTIPLES APLICACIONES

Las hojas de cálculo son muy versátiles. Pueden resolver las necesidades de muchos tipos de usuarios, como contadores, estadígrafos, investigadores y científicos. Incluso, resultan útiles para que cualquier persona ‘cuadre’ su chequera o haga la lista de invitados a un evento social.

Una ventaja de las hojas de cálculo es que son capaces de convertir los datos en gráficos para que sea más sencillo analizarlos. Por otra parte, los archivos que contienen los datos de una hoja de cálculo pueden ser importados por diferentes tipos de aplicaciones, incluyendo procesadores de palabra y bases de datos.

El uso adecuado de una hoja de cálculo requiere bastante destreza por parte del usuario. Por ello, abundan los programas contables, que ofrecen mayor facilidad de uso y seguridad, aunque normalmente son más costosos. Alguien poco diestro puede no solo enredarse, sino cometer errores difíciles de detectar.