GENERALIDADES
UN POCO DE HISTORIA
La hoja de cálculo está íntimamente ligada al desarrollo del computador personal, y contribuyó bastante a su popularidad. A finales de los años 70, gracias a este programa, las empresas comenzaron a pensar en el PC como una gran herramienta de trabajo; la hoja de cálculo hizo que los computadores personales dejaran de ser juguetes para aficionados a la electrónica para volverse máquinas de negocios.
Esta aplicación cumplió 30 años de vida en el 2009. La primera hoja de cálculo vio la luz a mediados de 1979, como producto del trabajo de Dan Bricklin y Bob Frankston, quienes llamaron VisiCalc a su programa. VisiCalc es la abreviación de Visual Calculador (calculadora visual), ya que Bricklin, en ese entonces estudiante de la escuela de negocios de la Universidad de Harvard, quiso crear un programa que le permitiera realizar cálculos financieros, sin las limitaciones de las calculadoras científicas.
Bricklin y Frankston tuvieron la fortuna de que Steve Jobs y Steve Wozniak incluyeran su programa en el exitoso computador Apple II; esto hizo que VisiCalc fuera mundialmente conocido. En realidad, muchos Apple II fueron adquiridos por empresas con el único fin de ejecutar VisiCalc. En el primer año se vendieron 100.000 copias de VisiCalc.
VisiCalc fue vendida a la empresa Lotus en 1982; allí, Mitch Kapor la usó como base para crear una hoja de cálculo llamada Lotus 1-2-3, que se lanzó al mercado en 1983. Tal como VisiCalc para el Apple II, Lotus 1-2-3 fue fundamental para el éxito alcanzado por el IBM PC (el antecesor de los PC actuales, lanzado por IBM en 1981). Ya en esa época Microsoft era una pujante compañía de software, pero durante toda la década de los 80 la firma de Bill Gates fue incapaz de crear una hoja de cálculo que desplazara a Lotus 1-2-3. Microsoft Excel sólo tuvo éxito a comienzos de los años 90, cuando los usuarios de PC comenzaron a migrar de forma masiva de DOS a Windows. Hacia 1993, cuando apareció la versión 5 de Excel, se convirtió en la hoja de cálculo más utilizada en el mundo, posición que ha ocupado desde entonces.
QUE ES UNA HOJA DE CALCULO
En inglés, las hojas de cálculo se denominan spreedsheets, término que viene de spreed sheet, nombre de las grandes hojas de papel con muchas filas y columnas que se utilizaban para llevar la contabilidad de las empresas.Una hoja de cálculo electrónica, como Excel, imita esas hojas de contabilidad en el PC: muestra una serie de filas y columnas que, mediante su intersección, forman largas series de celdas.
Pero una hoja de cálculo es mucho más que una mera herramienta para llevar contabilidad, pues, como su nombre lo indica, es un programa que sirve para calcular. Las capacidades matemáticas de las hojas de cálculo son variadas, ya que permiten realizar operaciones aritméticas elementales –como sumar, restar, multiplicar y dividir – o aplicar funciones muy complejas, que abarcan campos como la estadística, la probabilidad, la física y las matemáticas puras. Para un usurario experto, una aplicación como Excel sencillamente no tiene limitaciones.
Pero las hojas de cálculo también son una herramienta ideal para registrar y administrar datos. Si usted tiene un negocio y desea registrar sus facturas, ‘con pelos y señales’, una aplicación como Excel o Lotus 1-2-3 le facilitará enormemente esa tarea. Esto es tan evidente que las tablas contenidas en bases de datos pueden ser abiertas con hojas de cálculo.Aunque son bastante completas, las hojas de cálculo no son muy exigentes en recursos del sistema. Una hoja de cálculo funciona en un PC antiguo y con poca memoria, y las gráficas que generan no ocupan muchos KB. Así, en un disquete podría caber la contabilidad de una empresa pequeña, siempre y cuando el trabajo haya sido realizado por una persona diestra en el uso de la aplicación.
PRINCIPALES HOJAS DE CALCULO
- Microsoft Excel. Forma parte de Microsoft Office, que la incluye en todas sus ediciones (la versión más reciente es Excel 2007). Microsoft también comercializa Excel 2003 como aplicación independiente. Excel es, de lejos, la hoja de cálculo más popular y tecnológicamente la más avanzada.
- Lotus 1-2-3. La hoja de cálculo comercial más veterana. Hace años perdió el liderato de la categoría con Excel, pero conserva muchos fanáticos irreductibles, que admiran, sobre todo, su facilidad de uso. Forma parte de Lotus SmartSuite, cuya versión más reciente es la Millenium Edition 9.8. Como Lotus es una empresa de IBM, Lotus 1-2-3 cuenta con el respaldo del gigante azul (www.ibm.com/lotus).
- Corel Quattro Pro. Durante la primera mitad de los años noventa compitió codo a codo con Lotus 1-2-3 y con Excel, lo que favoreció la rápida evolución de este tipo de aplicaciones. Forma parte de Corel WordPerfect Office, la suite de oficina de Corel Corporation (la versión más reciente es WordPerfect Office 12). Como era de esperarse en un producto Corel, Quattro Pro se destaca por la buena calidad de sus gráficos y por las posibilidades para editar con facilidad las imágenes importadas (www.corel.com/wordperfect).
- Calc. Puede definirse en tres palabras: sobria, eficiente y compatible. A pesar de ser gratuita, esta aplicación puede competir tranquilamente con cualquiera de los productos comerciales mencionados antes. Sorprende su buena compatibilidad con Excel y la fácil gestión de las fórmulas. Hace parte del paquete OpenOffice 1.1.2, que se puede descargar gratis desde la dirección http://www.openoffice.org/. Está disponible para varios sistemas: Linux, Windows, Solaris, FreeBSD y Mac OS.
- KSpread. Es una aplicación eficiente, liviana y amigable. Forma parte de KOffice, una suite de oficina gratuita para Linux, que se puede bajar desde la dirección http://www.koffice.org/. La versión más reciente es 1.3.2, en la que se destaca su colorida interfaz y la compatibilidad con Excel.
- VisiCalc: La primera hoja de cáculo creada y aún se consigue, Dan Bricklin, creador de VisiCalc, ofrece en su página web personal (http://www.bricklin.com/), de manera gratuita, lo que podría catalogarse como la versión original de su hoja de cálculo. Es un archivo de apenas 23 KB, que tiene el nombre VCDotcom. Para que funcione es necesario agregarle la extensión .exe, ya que se trata de un ejecutable. Es decir, debe cambiársele el nombre a VCDotcom.exe o a otro más significativo, como VisiCalc.exe.
Este pequeño programa se puede ejecutar en cualquier versión de Windows o MS-DOS. Es completamente operativo y no es difícil de dominar, pues cuenta con un conciso manual en forma de cinco fichas, que también se pueden descargar y contienen todo lo necesario para manejar esta sencilla pero eficiente aplicación.
También en dispositivos móviles: Los computadores de mano y otros dispositivos similares, como los teléfonos inteligentes, también ofrecen la posibilidad de abrir y, en algunos casos, editar archivos de hojas de cálculo. Por ejemplo, Windows for Pocket PC, el sistema operativo que funciona en los computadores de mano de Hewlett-Packard y otras empresas, viene con una versión de bolsillo de Office llamada Pocket Office. Parte fundamental de esta es Pocket Excel, capaz de abrir y modificar libros de Excel, con las limitaciones lógicas en cuanto al despliegue de gráficos.
Para el popular Palm OS, el sistema que se usa en los computadores de mano Zire y Tungsten, entre otros, también hay hojas de cálculo; la más difundida es Sheets to Go, que hace parte del paquete Documents to Go. Es compatible con Excel.
QUE ES EXCEL
Excel es una aplicación desarrollado por Microsoft y distribuido en el paquete Office para usarse en Windows y Macintosh. Excel se utiliza para la creación de hojas cálculo. El programa posee una interfaz intuitiva, con herramientas de cálculos y gráficos de muy fácil uso. Es uno de los programas más populares para realizar hojas de cálculos. Sus trabajos son almacenados en archivos con extensión ".xls" para la version 2003 y para la version 2007 ".xlsx"
Un dato curioso: El significado de la palabra EXCEL proviene del Ingles EXCELLENT que significa EXCELENTE O SOBRESALIENTE.
PARTES DE UNA HOJA DE CALCULO
- Libro: Es el nombre que se le da al archivo que produce una hoja de cálculo. Es decir, así como los archivos de Microsoft Word se denominan documentos, los archivos de Microsoft Access se denominan bases de datos, los archivos de Microsoft PowerPoint se denominan presentaciones. Al igual que éstos, los archivos de Microsoft Excel se denominan libros., la información creada mediante Excel se guarda como libro. La palabra hace alusión a los libros contables.
Cada libro se compone de una serie de planillas donde se encuentra albergada la información; de esta forma es posible relacionar las planillas y compartir la información que se guarda en ellas. Cada una de estas planillas se denomina hojas.
- Hoja: Para diferenciarla del nombre del programa, podemos hablar de hoja de datos. Una hoja de datos es cada una de las planillas que rellenamos con información. Cada libro contiene normalmente tres hojas, que se pueden aumentar a voluntad. Una hoja puede contener mucha información.- Celda: Es cada una de las casillas en las que escribimos la información (se forman como producto de la intersección de columnas y filas). Una celda puede contener hasta 255 caracteres y su ancho se varía a voluntad. La altura depende del tipo de fuente que utilicemos, con un límite de 72 puntos, un tamaño bastante grande. Cada celda tiene una dirección única formada por la letra que identifica su columna y el número que señala su fila. Por ejemplo, la celda D55 está ubicada en la fila 55 de la columna D.
MULTIPLES APLICACIONES
Las hojas de cálculo son muy versátiles. Pueden resolver las necesidades de muchos tipos de usuarios, como contadores, estadígrafos, investigadores y científicos. Incluso, resultan útiles para que cualquier persona ‘cuadre’ su chequera o haga la lista de invitados a un evento social.
Una ventaja de las hojas de cálculo es que son capaces de convertir los datos en gráficos para que sea más sencillo analizarlos. Por otra parte, los archivos que contienen los datos de una hoja de cálculo pueden ser importados por diferentes tipos de aplicaciones, incluyendo procesadores de palabra y bases de datos.
El uso adecuado de una hoja de cálculo requiere bastante destreza por parte del usuario. Por ello, abundan los programas contables, que ofrecen mayor facilidad de uso y seguridad, aunque normalmente son más costosos. Alguien poco diestro puede no solo enredarse, sino cometer errores difíciles de detectar.
TRUCOS Y COMBINACIONES DE TECLAS
- Ocultar fila: Ctrl. + 9
- Desocultar fila: Ctrl. + Shift + 8
- Ocultar Columna: Ctrl. + 0
- Desocultar Columna: Ctrl. + Shift + 9
- Insertar fila o columna: Ctrl y signo +
- Insertar hoja nueva: Shift + F11
- Insertar Grafico con área seleccionada: F11
- Mover o hacer copia de una hoja: Ctrl y clic sostenido sobre la etiqueta de la hoja y arrastrar mouse a la nueva ubicación
- Insertar comentario: Shift + F2
- Escribir haciendo salto de línea dentro de una misma celda: Alt + enter
- Rellenar un rango de celdas con la misma información: seleccionar rango, escribir en la celda activa y luego Ctrl + enter para repetir lo mismo en la demás celdas del rango
- Dejar activado opción de selección consecutiva: F8 (con escape vuelve al estado normal)
- Dejar activado opción de selección no consecutiva: Shift + F8 (con escape vuelve al estado normal)
- Ir a la ultima fila: Ctrl + flecha hacia abajo
- Ir a la ultima columna: Ctrl + flecha hacia la derecha
- Seleccionar toda la columna o fila dentro de una tabla: Ctrl + Shift + flechas
- Avanzar de hoja en hoja: Ctrl + Av. Pág.
- Abrir cuadro de Ir a…: F5
- Ir a una celda o seleccionar un rango: Escribir dirección de la celda o rango en el cuadro de nombre o referencia y enter
- Seleccionar toda la hoja: Ctrl + E
- Poner la fecha en una celda: Ctrl + Shift + ;
- Poner la hora en una celda: Ctrl + Shift + :
- Repetir del contenido de la celda inmediatamente a la izquierda: Ctrl + D
- Modificar el contenido de una celda: F2
- Otra forma de entrar a excel: Vamos a botón Inicio / ejecutar y escribimos excel
- Cambiar entre valores y fórmulas: Alt + º
- Repetir la ultima acción realizada: F4
- Activar barra de menús: F10
- Seleccionar la columna actual: Ctrl + barra espaciadora
- Seleccionar la fila actual: Shift + barra espaciadora
- Abrir cuadro de dialogo de insertar funciones: Shift + F3
- Seleccionar una tabla completa: Ctrl + *
- Ejecutar una macro: Alt + F8
- Hacer que celda sea absoluta dentro de una fórmula: F4
- Seleccionar toda una tabla: Ctrl + Shift + Fin (ubicandose en la primera celda)
- Ocultar la lineas de division de las celdas: Herramientas - opciones -Ver - y se desactiva la casilla lineas de division
- Desocultar fila: Ctrl. + Shift + 8
- Ocultar Columna: Ctrl. + 0
- Desocultar Columna: Ctrl. + Shift + 9
- Insertar fila o columna: Ctrl y signo +
- Insertar hoja nueva: Shift + F11
- Insertar Grafico con área seleccionada: F11
- Mover o hacer copia de una hoja: Ctrl y clic sostenido sobre la etiqueta de la hoja y arrastrar mouse a la nueva ubicación
- Insertar comentario: Shift + F2
- Escribir haciendo salto de línea dentro de una misma celda: Alt + enter
- Rellenar un rango de celdas con la misma información: seleccionar rango, escribir en la celda activa y luego Ctrl + enter para repetir lo mismo en la demás celdas del rango
- Dejar activado opción de selección consecutiva: F8 (con escape vuelve al estado normal)
- Dejar activado opción de selección no consecutiva: Shift + F8 (con escape vuelve al estado normal)
- Ir a la ultima fila: Ctrl + flecha hacia abajo
- Ir a la ultima columna: Ctrl + flecha hacia la derecha
- Seleccionar toda la columna o fila dentro de una tabla: Ctrl + Shift + flechas
- Avanzar de hoja en hoja: Ctrl + Av. Pág.
- Abrir cuadro de Ir a…: F5
- Ir a una celda o seleccionar un rango: Escribir dirección de la celda o rango en el cuadro de nombre o referencia y enter
- Seleccionar toda la hoja: Ctrl + E
- Poner la fecha en una celda: Ctrl + Shift + ;
- Poner la hora en una celda: Ctrl + Shift + :
- Repetir del contenido de la celda inmediatamente a la izquierda: Ctrl + D
- Modificar el contenido de una celda: F2
- Otra forma de entrar a excel: Vamos a botón Inicio / ejecutar y escribimos excel
- Cambiar entre valores y fórmulas: Alt + º
- Repetir la ultima acción realizada: F4
- Activar barra de menús: F10
- Seleccionar la columna actual: Ctrl + barra espaciadora
- Seleccionar la fila actual: Shift + barra espaciadora
- Abrir cuadro de dialogo de insertar funciones: Shift + F3
- Seleccionar una tabla completa: Ctrl + *
- Ejecutar una macro: Alt + F8
- Hacer que celda sea absoluta dentro de una fórmula: F4
- Seleccionar toda una tabla: Ctrl + Shift + Fin (ubicandose en la primera celda)
- Ocultar la lineas de division de las celdas: Herramientas - opciones -Ver - y se desactiva la casilla lineas de division
MAS FILAS Y COLUMNAS EN EXCEL 2007
Para permitirle explorar grandes cantidades de datos en hojas de cálculo, Office Excel 2007 admite hasta 1 millón de filas y 16.000 columnas por hoja de cálculo. Específicamente, la cuadrícula de Office Excel 2007 tiene 1.048.576 filas por 16.384 columnas, lo que ofrece un 1.500% más de filas y un 6.300% más de columnas comparadas con las que había en Microsoft Office Excel 2003. Para su información, ahora las columnas llegan a la XFD en lugar de la IV.
TIPS A LA HORA DE TRABAJAR CON EXCEL
Consiga un manual
No es difícil llegar a dominar un procesador de palabras como Word ‘cacharreando’ y consultando la ayuda. Pero una hoja de cálculo es una aplicación mucho más compleja. Adquiera un libro que explique el uso de la aplicación, no importa que sea básico. Por sí mismo, incluso con una ayuda tan completa como la de Excel o Quattro Pro, es poco probable que un usuario descubra, por ejemplo, cómo aplicar ciertas fórmulas.
Revise la configuración regional
Excel y otras hojas de cálculo requieren que su sistema esté adecuadamente configurado para que, por ejemplo, los miles se separen con puntos en lugar de comas, o para que las fechas aparezcan en el formato usual en español (días, meses y años).
Para realizar esa revisión, abra el Panel de Control de Windows y dé clic en el icono ‘Configuración regional y de idioma’. Verá un cuadro de diálogo con tres pestañas. En ‘Opciones regionales’ verifique que en la casilla que está al lado del botón Personalizar aparezca ‘Español (Colombia)’; de lo contrario, despliegue la lista y seleccione esta opción. Ello hará que el sistema trabaje con pesos, que en las cifras los miles se marquen con un punto y los decimales con una coma (por ejemplo, 100.560,45) o que la fecha se vea con un formato corto (dd/MM/aaaa, como 18/08/2004). Si desea modificar estas propiedades, dé clic en el botón Personalizar, que le mostrará una amplia lista de opciones.
Use las fórmulas
Aunque la mayoría de las hojas de cálculo incluye muchas fórmulas ‘prediseñadas’ (el nombre de estas es funciones), usted puede crear fórmulas personales en ciertas celdas para automatizar algunos cálculos. Recuerde que cada celda tiene una dirección que consta de dos partes: el nombre de la columna, que es una letra, y el número de la fila. También, que una fórmula puede funcionar con la dirección de la celda o celdas, o directamente con valores numéricos. Y finalmente, que los paréntesis le pueden ayudar en fórmulas largas, Aquí tenemos algunos ejemplos:
=A5*B5 significa que multiplicamos el valor contenido en la celda A5 por el valor de la celda B5.
=A5*0,16 significa que multiplicamos el valor contenido en la celda A5 por 0,16 (así podríamos calcular el IVA de un producto).
=A5+(A5*0,16) Al valor de la celda A5 le sumamos el producto de multiplicar dicho valor por 0,16 (así hallaríamos el valor total de un producto; es decir, su valor neto más el IVA).
= (12500/30)+(35000*123) Al cociente de dividir 12.500 entre 30 le sumamos el producto de 35.000 por 123.
=SUMA(A5:A30) Sumamos las cifras incluidas en un rango de celdas: desde A5 hasta la celda A30.
Las hojas de cálculo potentes, como Excel, disponen de decenas de funciones para diferentes usos: matemáticas, financieras, estadísticas, para manejo de texto, etc., que se utilizan abriendo el cuadro Función desde el menú Insertar.
Tenga cuidado al copiar
Si copia una celda que contiene una fórmula, copiará la fórmula y no el contenido. Por ejemplo, si en la celda C1 escribió =A1*B1 y copia esta celda a C2, no copiará el producto de A1 por B1, sino que automáticamente obtendrá el producto de A2 por B2. Si alguna de estas celdas está vacía, obtendrá cero.
Una fórmula se puede pegar en un rango de celdas. Por ejemplo, podría pegar la fórmula escrita en C1 en las celdas bajo esta, si introdujo una larga serie de valores en las columnas A y B, y quiere automatizar la multiplicación. Incluso, las celdas siguientes ‘capturarán’ la fórmula. Si copia la fórmula en otra columna, por ejemplo a D, seguirá obteniendo el producto de los valores contenidos en las columnas A y B.
Si copia texto o un valor numérico que introdujo directamente, copiará el contenido tal cual está. Por ejemplo, si en la celda D23 escribió $12.300.00 y copia a la celda E23, en esta aparecerá el mismo valor. Si copia a un rango de celdas, el valor se repetirá tantas veces como celdas haya seleccionado.
Bautice las hojas
No es conveniente tener un libro con numerosas hojas que se llamen Hoja1, Hoja2, Hoja3... Es mejor bautizar las hojas con nombres que indiquen claramente qué información contienen. Por ejemplo, si el libro en el que trabaja registra las ventas de su empresa, podría llamarlas VentasEnero, VentasFebrero, etc. Para mayor claridad, puede darles diferentes colores a las etiquetas, aunque esta posibilidad sólo está disponible en algunas aplicaciones, como las versiones recientes de Excel.
Para hacer lo anterior, ubique el cursor sobre la etiqueta que quiere modificar y dé clic con el botón secundario. Esta acción despliega un cuadro de diálogo con varias opciones, entre las que se incluyen ‘Cambiar nombre’ y ‘Color de etiqueta’. En el primer caso, la etiqueta aparecerá seleccionada; escriba el nuevo nombre y oprima la tecla Enter. En el segundo, verá una paleta de 56 colores; escoja el que desee y dé clic en el botón Aceptar.
Use la vista previa
Generalmente es difícil predecir cómo se verá impresa una hoja de datos. Por ello, siempre es recomendable utilizar la vista previa, facilidad que existe en todas las hojas de cálculo importantes.
Esta función permite ver antes de imprimir qué aspecto va a tener el documento. Es recomendable agregar márgenes, y no abusar de la orientación de hoja vertical. La orientación horizontal, incluso utilizando papeles diferentes al tamaño carta, es una buena alternativa para imprimir hojas con muchas columnas.
Cuide la presentación
En la mayoría de los casos, los datos que contiene una hoja deben presentarse impresos. Por ello, es necesario tratar que esto tengan buena presentación.
Para ello puede utilizar el Autoformato, que ofrece determinadas combinaciones de colores, líneas y fuentes tipográficas, o utilizar las herramientas de formato a discreción. Por ejemplo, la fuente predeterminada de Excel es Arial de 10 puntos, que es universal, clara y pequeña. Pero podría emplear cualquier fuente instalada en el PC y darle estilo utilizando negrilla, cursiva, subrayado, etc.
Los colores, siempre que no se abuse de ellos, son una buena opción para darles más legibilidad, no solamente a las hojas impresas, sino también a la información que se consulta en pantalla.
Dé formato a su información
¿Qué es más claro: 1245678 o $1.245.678,00? Por supuesto, lo segundo. Por ello, es conveniente que a los datos les de un formato adecuado, de acuerdo con el contenido. En el caso de la moneda, quizá no quiera utilizar decimales y prefiera que la cifra anterior aparezca como $1.245.678. O que la fecha no sea 21/08/2004 sino 21-Ago-2004.
Para darles formato a los datos de una celda en Excel, ubique el cursor sobre la misma, dé clic con el botón secundario y, en el menú que aparece, escoja la opción ‘Formato de celdas’. Bajo la pestaña Número aparecen varias categorías, como Texto, Fecha, Moneda Número, etc. Escoja la apropiada y configúrela según sus preferencias.
Cuando escriba texto y no números, seleccione la categoría Texto; esto evitará que, por ejemplo, los ceros al comienzo de una cifra desaparezcan cuando dé Enter.El cuadro de diálogo ofrece otras opciones, como Bordes, Tramas y Alineación, que también son bastante útiles. Y no olvide que el formato, como las fórmulas, se puede copiar de una celda a otra.
No es difícil llegar a dominar un procesador de palabras como Word ‘cacharreando’ y consultando la ayuda. Pero una hoja de cálculo es una aplicación mucho más compleja. Adquiera un libro que explique el uso de la aplicación, no importa que sea básico. Por sí mismo, incluso con una ayuda tan completa como la de Excel o Quattro Pro, es poco probable que un usuario descubra, por ejemplo, cómo aplicar ciertas fórmulas.
Revise la configuración regional
Excel y otras hojas de cálculo requieren que su sistema esté adecuadamente configurado para que, por ejemplo, los miles se separen con puntos en lugar de comas, o para que las fechas aparezcan en el formato usual en español (días, meses y años).
Para realizar esa revisión, abra el Panel de Control de Windows y dé clic en el icono ‘Configuración regional y de idioma’. Verá un cuadro de diálogo con tres pestañas. En ‘Opciones regionales’ verifique que en la casilla que está al lado del botón Personalizar aparezca ‘Español (Colombia)’; de lo contrario, despliegue la lista y seleccione esta opción. Ello hará que el sistema trabaje con pesos, que en las cifras los miles se marquen con un punto y los decimales con una coma (por ejemplo, 100.560,45) o que la fecha se vea con un formato corto (dd/MM/aaaa, como 18/08/2004). Si desea modificar estas propiedades, dé clic en el botón Personalizar, que le mostrará una amplia lista de opciones.
Use las fórmulas
Aunque la mayoría de las hojas de cálculo incluye muchas fórmulas ‘prediseñadas’ (el nombre de estas es funciones), usted puede crear fórmulas personales en ciertas celdas para automatizar algunos cálculos. Recuerde que cada celda tiene una dirección que consta de dos partes: el nombre de la columna, que es una letra, y el número de la fila. También, que una fórmula puede funcionar con la dirección de la celda o celdas, o directamente con valores numéricos. Y finalmente, que los paréntesis le pueden ayudar en fórmulas largas, Aquí tenemos algunos ejemplos:
=A5*B5 significa que multiplicamos el valor contenido en la celda A5 por el valor de la celda B5.
=A5*0,16 significa que multiplicamos el valor contenido en la celda A5 por 0,16 (así podríamos calcular el IVA de un producto).
=A5+(A5*0,16) Al valor de la celda A5 le sumamos el producto de multiplicar dicho valor por 0,16 (así hallaríamos el valor total de un producto; es decir, su valor neto más el IVA).
= (12500/30)+(35000*123) Al cociente de dividir 12.500 entre 30 le sumamos el producto de 35.000 por 123.
=SUMA(A5:A30) Sumamos las cifras incluidas en un rango de celdas: desde A5 hasta la celda A30.
Las hojas de cálculo potentes, como Excel, disponen de decenas de funciones para diferentes usos: matemáticas, financieras, estadísticas, para manejo de texto, etc., que se utilizan abriendo el cuadro Función desde el menú Insertar.
Tenga cuidado al copiar
Si copia una celda que contiene una fórmula, copiará la fórmula y no el contenido. Por ejemplo, si en la celda C1 escribió =A1*B1 y copia esta celda a C2, no copiará el producto de A1 por B1, sino que automáticamente obtendrá el producto de A2 por B2. Si alguna de estas celdas está vacía, obtendrá cero.
Una fórmula se puede pegar en un rango de celdas. Por ejemplo, podría pegar la fórmula escrita en C1 en las celdas bajo esta, si introdujo una larga serie de valores en las columnas A y B, y quiere automatizar la multiplicación. Incluso, las celdas siguientes ‘capturarán’ la fórmula. Si copia la fórmula en otra columna, por ejemplo a D, seguirá obteniendo el producto de los valores contenidos en las columnas A y B.
Si copia texto o un valor numérico que introdujo directamente, copiará el contenido tal cual está. Por ejemplo, si en la celda D23 escribió $12.300.00 y copia a la celda E23, en esta aparecerá el mismo valor. Si copia a un rango de celdas, el valor se repetirá tantas veces como celdas haya seleccionado.
Bautice las hojas
No es conveniente tener un libro con numerosas hojas que se llamen Hoja1, Hoja2, Hoja3... Es mejor bautizar las hojas con nombres que indiquen claramente qué información contienen. Por ejemplo, si el libro en el que trabaja registra las ventas de su empresa, podría llamarlas VentasEnero, VentasFebrero, etc. Para mayor claridad, puede darles diferentes colores a las etiquetas, aunque esta posibilidad sólo está disponible en algunas aplicaciones, como las versiones recientes de Excel.
Para hacer lo anterior, ubique el cursor sobre la etiqueta que quiere modificar y dé clic con el botón secundario. Esta acción despliega un cuadro de diálogo con varias opciones, entre las que se incluyen ‘Cambiar nombre’ y ‘Color de etiqueta’. En el primer caso, la etiqueta aparecerá seleccionada; escriba el nuevo nombre y oprima la tecla Enter. En el segundo, verá una paleta de 56 colores; escoja el que desee y dé clic en el botón Aceptar.
Use la vista previa
Generalmente es difícil predecir cómo se verá impresa una hoja de datos. Por ello, siempre es recomendable utilizar la vista previa, facilidad que existe en todas las hojas de cálculo importantes.
Esta función permite ver antes de imprimir qué aspecto va a tener el documento. Es recomendable agregar márgenes, y no abusar de la orientación de hoja vertical. La orientación horizontal, incluso utilizando papeles diferentes al tamaño carta, es una buena alternativa para imprimir hojas con muchas columnas.
Cuide la presentación
En la mayoría de los casos, los datos que contiene una hoja deben presentarse impresos. Por ello, es necesario tratar que esto tengan buena presentación.
Para ello puede utilizar el Autoformato, que ofrece determinadas combinaciones de colores, líneas y fuentes tipográficas, o utilizar las herramientas de formato a discreción. Por ejemplo, la fuente predeterminada de Excel es Arial de 10 puntos, que es universal, clara y pequeña. Pero podría emplear cualquier fuente instalada en el PC y darle estilo utilizando negrilla, cursiva, subrayado, etc.
Los colores, siempre que no se abuse de ellos, son una buena opción para darles más legibilidad, no solamente a las hojas impresas, sino también a la información que se consulta en pantalla.
Dé formato a su información
¿Qué es más claro: 1245678 o $1.245.678,00? Por supuesto, lo segundo. Por ello, es conveniente que a los datos les de un formato adecuado, de acuerdo con el contenido. En el caso de la moneda, quizá no quiera utilizar decimales y prefiera que la cifra anterior aparezca como $1.245.678. O que la fecha no sea 21/08/2004 sino 21-Ago-2004.
Para darles formato a los datos de una celda en Excel, ubique el cursor sobre la misma, dé clic con el botón secundario y, en el menú que aparece, escoja la opción ‘Formato de celdas’. Bajo la pestaña Número aparecen varias categorías, como Texto, Fecha, Moneda Número, etc. Escoja la apropiada y configúrela según sus preferencias.
Cuando escriba texto y no números, seleccione la categoría Texto; esto evitará que, por ejemplo, los ceros al comienzo de una cifra desaparezcan cuando dé Enter.El cuadro de diálogo ofrece otras opciones, como Bordes, Tramas y Alineación, que también son bastante útiles. Y no olvide que el formato, como las fórmulas, se puede copiar de una celda a otra.
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